03 Organisatie

Training medewerkers op de organisatiewaarden:
Trainingsprogramma medewerkers is gericht op de organisatiewaarden. Door hoge bedrijfsdrukte is het programma niet voldoende bezocht. Daarom worden het laatste half jaar trainingen per team gegeven wat de deelname moet verhogen. In 2023 worden de trainingen voortgezet.

Strategisch personeelsbeleid en strategische personeelsplanning:
Het MT heeft ervoor gekozen een strategisch adviseur HRM aan te stellen, deze gaat aan de slag met een strategisch personeelsbeleid en -planning.

Thuiswerkbeleid:
Een goed thuiswerkbeleid en flexwerk-concept vraagt om goede facilitering daarvan.
Er is besloten om dit jaar nog niet te starten met een flexwerk-concept, de nu geldende afspraken rondom thuiswerken worden gecontinueerd. Beide worden verder vormgegeven in relatie met het huisvestingsdossier.

Het project is verlengd om de nog resterende punten af te hechten, waarna het project wordt opgeleverd aan de organisatie.
Per 1 sep start een nieuwe medewerker bij AJZ die o.a. de coördinatie en uitvoering van publicaties van beleidsregels en verordeningen behartigt.

In afwachting van de besluitvorming over de toekomstvisie worden in het kader van organisatieontwikkeling gerichte activiteiten op het terrein van arbeidsmarkt strategie worden ontwikkeld en zullen verbeterslagen in het inwerken van medewerkers worden doorgevoerd.
Met besluitvorming over de toekomstvisie ontstaan nieuwe perspectieven die de basis vormen voor verdere doorontwikkeling van de organisatie.

De invoering van de wet WOO brengt in het kader van de actieve informatieplicht met zich mee dat interne werkprocessen aangepast moeten worden.  
Een beoordeling of dit effectief en efficiënt kan worden gekoppeld aan de trainingen nieuwe zaaksysteem moet nog worden gestart. Dat geldt ook voor evt aanpassingen in andere applicaties.

Inhoud:
In 2021 heeft de gemeenteraad een budget afgegeven voor het noodzakelijk onderhoud (binnen 1 jaar) voor met name de installaties aan het gemeentehuis.
Aangezien er onvoorziene problemen zich hebben voorgedaan voor met name WKO installatie en de stijgende prijzen is opnieuw naar het noodzakelijk onderhoud gekeken en een nieuw plan gemaakt.
Er ligt nu een instandhoudingsplan voor zowel het installatie- als bouwkundige deel. Dit plan heeft een looptijd tot en met 2026 en betreft het noodzakelijk (achterstallig) onderhoud (herstelwerkzaamheden) voor gemeentehuis en gemeentewerf en is puur om de bedrijfsvoering niet in gevaar te brengen.

Planning:
Het instandhoudingsplan loopt tot en met 2026. Ervan uitgaande dat dan de nieuwe huisvesting gereed is. Zo niet dan moet er een nieuw instandhoudingsplan worden gemaakt.

Financiën:
Het 5 jarenplan betreft een investering dat ten laste gaat van de reserve gebouwen. Een deel van deze kosten komt ten goede aan de nieuwe huisvesting.

Planning:
Tijdens de raadsontmoeting van juli is de studie inclusief financiën voor het gemeentehuis en gemeentewerf gepresenteerd. Op basis van de gemaakt opmerkingen wordt op onderdelen het plan aangepast.
Dit en een aantal onderzoeken die nog lopen vragen meer tijd. Het voorstel is om in oktober een nieuwe raadsontmoeting te organiseren waarin wordt aangegeven wat met de input van de raad is gebeurd.
Waarna besluitvorming in december kan plaatsvinden.

Financiën
In de Begroting 2023 is dekking voor de nieuwe huisvesting opgenomen.

Nog open staan het opstellen van KPI's op de dienstverlening en aanpassing van de financieringsmethodiek naar kostprijsmodel. Deze zullen niet meer in 2022 worden afgerond en afronding daarvan zal naar verwachting in 2023 zijn.

Actualisering van de raadsregelingen wordt voorzien in de eerste helft van 2023.